प्रबंधित प्रिंट सेवाओं के माध्यम से उत्पादकता और प्रबंध लागतों को अनलॉक करना

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आज के गहन प्रतिस्पर्धी माहौल में, सक्रिय रूप से उत्पादकता और प्रबंधन के खर्चों को अनलॉक करना बाजार की स्थिति को बनाए रखने और बनाने के लिए महत्वपूर्ण घटक हैं।

लागत-नियंत्रण के साथ-साथ लगातार उत्पादकता वृद्धि प्रदान करने में चुनौतियों में से एक यह है कि हिट को लेते हुए कर्मचारी मनोबल के बिना लाभप्रदता के प्रबंधन को कैसे संतुलित किया जाए।

उत्पादकता और लागत नियंत्रण

एक छोटी-मान्यता प्राप्त रणनीति, जो उत्पादकता और मनोबल पर नकारात्मक प्रभाव डाले बिना व्यय नियंत्रण और संवर्धित दक्षता प्रदान करती है, एक संगठन की प्रिंट सेवाओं का अनुकूलन करना है।

बहुत अधिक प्रताड़ित "पेपरलेस ऑफिस" अवधारणा के बावजूद, सभी आकारों के संगठनों को दस्तावेज़ संचालित होना जारी है, यह उनकी आंतरिक प्रक्रियाओं, उनके रिपोर्टिंग सिस्टम या उनके ग्राहक अधिग्रहण और प्रतिधारण रणनीतियों के माध्यम से होना है।

कई अधिकारी आक्रामक संचालन के संदर्भ में परिसंपत्तियों पर वापसी को बढ़ाते हुए ओवरहेड खर्च को कम करने के लिए आक्रामक रणनीति की तलाश कर रहे हैं। चुनौती यह है कि प्रमुख पूंजीगत व्यय के लिए इन दो लक्ष्यों को कैसे पूरा किया जाए।

मुद्रण का बढ़ता आर्थिक प्रभाव

गार्टनर ग्रुप के अनुमान के अनुसार कंपनी के वार्षिक राजस्व का एक से तीन प्रतिशत औसतन दस्तावेज़ उत्पादन से प्राप्त होता है। इस शोध का तात्पर्य है कि $ 10 मिलियन की कंपनी इस वर्ष दस्तावेज़ उत्पादन पर $ 100,000 और $ 300,000 के बीच खर्च करने की संभावना है।

इस स्थिति को बढ़ाना कई संगठनों में इन खर्चों की निरंतर वृद्धि है। एक प्रभावी समग्र प्रिंट प्रबंधन रणनीति को लागू करने से संगठन को इन खर्चों का नियंत्रण वापस मिल जाता है।

प्रिंट सेवाएँ क्या है?

प्रबंधित प्रिंट सेवाएँ (MPS) प्रिंट प्रदाताओं द्वारा पेश की जाने वाली व्यावसायिक सेवाओं का एक बंडल पैकेज है जो आपके व्यवसाय मुद्रण उपकरणों के सभी पहलुओं का प्रबंधन करता है, जिसमें प्रिंटर, स्कैनर, फैक्स और कॉपियर शामिल हैं। एक एमपीएस एक बिक्री योग्य प्रबंधन समाधान में कंसल्टेंसी, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, कार्यान्वयन और संचालन को जोड़ती है।

प्रिंट डिवाइस और सेवाओं का अनुकूलन करके, संगठन पैसे बचाते हैं और कम कागज कचरे का उत्पादन करते हैं, जो पर्यावरण के लिए बहुत अच्छा है और दक्षता बढ़ाता है।

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8 तरीके प्रबंधित प्रिंट सेवाएँ एक संगठन को लाभ देती हैं

यहाँ आठ तरीके हैं MPS प्रोग्राम एक संगठन को लाभ देते हैं:

1. प्रिंट एनालिटिक्स

जबकि आईटी विभाग पारंपरिक रूप से किसी संगठन के प्रिंटर बेड़े की आवश्यकताओं का विश्लेषण करते हैं, यह शायद ही कभी अपने समय या संसाधनों का सबसे अधिक उत्पादक उपयोग होता है। एक एमपीएस प्रदाता सभी आकारों और कॉन्फ़िगरेशन के प्रिंट बेड़े का विश्लेषण करने में गहन अनुभव प्राप्त करता है। वे सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास प्रिंटर बेड़े समेकन पद्धति में विशेष विशेषज्ञता और ज्ञान रखते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि आपके व्यवसाय को एक सस्ती कीमत पर सही उपकरण लागू करें। यह विश्लेषण आम तौर पर आपके संगठन की मुद्रण आवश्यकताओं के सभी पहलुओं का आकलन करता है जिसमें मुद्रण, स्कैनिंग, कॉपी और फैक्स करना शामिल है।

2. अक्षम प्रिंटर बदलें

प्रबंधित प्रिंट सेवा प्रदाता जल्दी से पहचान सकते हैं कि कौन सी मशीनें कमज़ोर हैं और अधिक कुशल प्रतिस्थापनों की सिफारिश करती हैं, जो आपके संगठन की ज़रूरतों को अधिक बारीकी से दर्शाती हैं। एमपीएस प्रदाता अनुभवी, जानकार विशेषज्ञ हैं जो समझते हैं कि मुद्रण उपकरणों को व्यापार की जरूरतों और महत्वपूर्ण रूप से, उनके बजट से कैसे मिलान किया जाए।

3 स्ट्रीमलाइन स्थानीय प्रिंटर

मूल्यांकन करने वाले पहले पहलुओं में से एक स्थानीय प्रिंटर की आवश्यकता और उपयोग है। आमतौर पर, स्थानीय प्रिंटर अयोग्य साबित होते हैं और अक्सर एहसास की तुलना में संचालित करने के लिए अधिक महंगे होते हैं। ये प्रिंटर आमतौर पर केवल एक उपयोगकर्ता की सेवा करते हैं और शायद ही कभी नेटवर्क होते हैं, जो उन्हें आज के टीम-उन्मुख व्यावसायिक वातावरण में अक्षम बनाते हैं। उन्हें अक्सर अपने कारतूसों की भी आवश्यकता होती है जो अधिक महंगे होते हैं और खरीद और इन्वेंट्री प्रबंधन में जटिलता जोड़ते हैं।

4. प्रिंटर स्थान को व्यवस्थित करना

कर्मचारियों के एक महत्वपूर्ण द्रव्यमान के लिए आसानी से सुलभ क्षेत्रों में अपने मुद्रण उपकरण का पता लगाने के लिए वर्कफ़्लो में सुधार करने, प्रिंटर डिवाइस के उपयोग को अधिकतम करने और प्रत्येक प्रिंट लागत शामिल करने के लिए प्रदर्शन किया गया है। आसानी से सुलभ प्रिंट उपकरण कर्मचारी उत्पादकता और वर्कफ़्लो दक्षता एड्स। बहुत अधिक बार, भवन में या किसी अन्य मंजिल पर मुद्रित दस्तावेजों को इकट्ठा करने के लिए समय बर्बाद किया जाता है, जिससे आपके कर्मचारी की क्षमता को उनके काम में बाधा पहुंचती है।

5. प्रिंट प्रिडिक्टिबिलिटी का परिचय

एमपीएस प्रोग्राम आपके प्रिंट की लागत, उपकरण और विक्रेताओं के समेकन की सुविधा प्रदान करते हैं, जो सभी अपने प्रिंट निवेश के पार पारदर्शिता के साथ एक संगठन प्रदान करते हैं। एक एमपीएस प्रदाता के साथ साझेदारी उपकरण के रखरखाव या अप्रत्याशित कुल मुद्रण लागतों के बारे में दुखी आश्चर्य को समाप्त करती है।

6. निर्बाध आपूर्ति को स्वचालित करना

एक एमपीएस समझौते के माध्यम से टोनर कारतूस को मैन्युअल रूप से ऑर्डर करने की आवश्यकता को समाप्त करने से स्टॉक की घटनाओं से बाहर टोनर के कारण वर्कफ़्लो व्यवधान कम हो जाता है। आपका एमपीएस प्रोग्राम आपके उपकरणों पर नज़र रखता है और ऑनबोर्ड प्रिंटर सेंसर द्वारा ट्रिगर टोनर शिपमेंट को स्वचालित करता है, जो कम टोनर स्थितियों का पता लगाता है, यह सुनिश्चित करता है कि आपूर्ति आउटेज के कारण प्रिंट उपकरण डाउनटाइम को समाप्त करके आपके कर्मचारी उत्पादक बने रहें।

7. रिमोट प्रिंटिंग लागू करना

मोबाइल प्रिंटिंग के लिए धन्यवाद, आपके कर्मचारी आपके उपकरण के बेड़े में किसी भी डिवाइस से दूर-दूर के स्थानों से दूरस्थ रूप से प्रिंट करने में सक्षम होंगे। यह समर्थन भौगोलिक स्थिति की परवाह किए बिना सूचना तक उत्पादकता और पहुंच को बढ़ाता है। अब, आपके कर्मचारियों को महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई को मुद्रित करने के लिए कार्यालय में नहीं आना पड़ता है, और अन्य कर्मचारियों को कीमती समय बर्बाद नहीं करना पड़ता है ताकि उनके लिए प्रिंट करने के लिए सही दस्तावेज की तलाश की जा सके। यदि आपका व्यवसाय मोबाइल प्रिंट वातावरण को गले लगाता है, तो MPS प्रदाता रिमोट प्रिंटिंग समस्या निवारण समर्थन को लागू करने, बनाए रखने और समर्थन करने में मदद कर सकते हैं।

8. प्रशिक्षण और हेल्प डेस्क सहायता

आईटी विभाग अक्सर अपने मुख्य कार्यों पर केंद्रित होते हैं। ऑपरेटिंग प्रिंटर पर प्रशिक्षण कर्मचारियों और उनकी मुद्रण समस्याओं को ठीक करना शायद ही कभी उनकी सर्वोच्च प्राथमिकता है। प्रबंधित प्रिंट सेवा प्रदाता प्रिंट मुद्दों के लिए व्यापक स्टाफ प्रशिक्षण और चल रही हेल्प डेस्क सहायता प्रदान कर सकते हैं।

एक प्रबंधित प्रिंट प्रबंधन रणनीति का महत्व

अस्थिर परिचालन वातावरण के बावजूद, अधिकांश कंपनियां अपने संगठन के अंदर और बाहर दोनों जगह मुद्रण का विकास जारी रखती हैं, जिससे उनके मुद्रण बेड़े पर सही आकार का दबाव पड़ता है। इसी तरह, कई कंपनियां अपने आप को कार्यालय में अधिक रंगीन प्रिंटिंग करवाती हैं, जो विशेष रूप से उनके समग्र मुद्रण लागत के लिए महत्वपूर्ण है, क्योंकि दिए गए रंग प्रिंट की लागत काले और सफेद प्रिंटों की तुलना में 5 से 10 गुना अधिक है।

इन बढ़ती लागतों के ऊपर, कई कंपनियां प्रिंटर हार्डवेयर, आपूर्ति और मरम्मत के लिए कई विक्रेताओं के साथ जुड़ती हैं। इन संबंधों को प्रबंधित करना और कई चालान संसाधित करना अनावश्यक लागत पैदा करता है और एक संगठन के परिचालन जटिलता में जोड़ता है। इसी तरह, कई कंपनियों को पता नहीं है कि वे कार्यालय की छपाई पर क्या खर्च कर रही हैं, क्योंकि आपूर्ति, सेवा, हार्डवेयर और समर्थन के लिए कई बजट लाइनों में दफन हैं।

उत्पादकता

मुद्रण सीधे आपके संगठन की उत्पादकता को प्रभावित करता है। सही समय पर सही स्थान पर दस्तावेजों को वितरित करना किसी भी वर्कफ़्लो के दिल में स्थित है। अक्षम, उम्र बढ़ने के प्रिंटर अक्सर टूटने के लिए प्रवण साबित होते हैं, कार्यालय की दक्षता में बाधा उत्पन्न करते हैं।

सौभाग्य से, एक अच्छी तरह से लागू एमपीएस रणनीति सीधे उत्पादकता बढ़ा सकती है। एक स्वचालित रिस्टॉकिंग प्रोग्राम के साथ संयुक्त निवारक रखरखाव यह सुनिश्चित करेगा कि आपके बेड़े में यांत्रिक खराबी या टोनर आउटेज के कारण प्रिंटर डाउनटाइम से आपके कर्मचारियों के लिए लगातार कम गड़बड़ी हो सकती है।

इसी तरह, उच्च-मात्रा वाले स्थानों पर सही प्रिंट सिस्टम को फिर से तैनात करना भी उत्पादकता को बढ़ा सकता है क्योंकि अप्रचलित या अप्रभावी उपकरणों को रिटायर करना और आपके प्रिंटर तकनीक को अपने संगठन के भीतर आवश्यकता के प्रमुख बिंदुओं पर नई कार्यक्षमता प्रदान करना ताज़ा कर सकता है।

आईटी उत्पादकता

शायद सबसे बड़ी लागत बचत एक अधिक उत्पादक आईटी विभाग में पाई जा सकती है। इन-हाउस आईटी संसाधन आपके संगठन की सबसे महंगी क्षमताओं में से कुछ हैं। प्रिंटर जैसे यांत्रिक उपकरणों को ठीक करने के लिए इन संसाधनों का उपयोग करने का कोई मतलब नहीं है। प्रिंटर मुद्दों के साथ निराश उपयोगकर्ताओं से कॉल क्षेत्ररक्षण के बजाय, आपकी आईटी टीम नई सॉफ्टवेयर तैनाती और उन्नयन और सुरक्षा जैसी मुख्य पहलों पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।

एक अक्षम मुद्रण संरचना सीधे आपके आईटी विभाग की उत्पादकता को प्रभावित कर सकती है। अनुसंधान इंगित करता है कि कुछ संगठनों में, हेल्प डेस्क कॉल का 50 प्रतिशत तक प्रिंटर आउटेज से संबंधित है। दिए गए प्रिंटर मैकेनिकल हार्डवेयर आइटम हैं; इनमें से कई कॉल्स में प्रिंटर का निरीक्षण करने के लिए एक आईटी व्यक्ति की आवश्यकता होती है। यदि प्रिंटर समस्या हार्डवेयर से संबंधित है, तो दोष को ठीक करने के लिए तृतीय-पक्ष सेवा कॉल अक्सर आवश्यक होती है।

एकाधिक प्रिंटर ब्रांड और मॉडल इस समस्या को और बढ़ा देते हैं। प्रत्येक मॉडल में एक अलग प्रिंट ड्राइवर और उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस होता है जिसे ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ लगातार अपडेट किया जाना चाहिए। हालाँकि, आईटी उत्पादकता पर सबसे बड़ा प्रभाव प्रिंटरों का है, जो विकर्षण वे आपके महंगे और अक्सर सीमित आईटी संसाधनों का प्रतिनिधित्व करते हैं। एक प्रभावी रणनीति बनाना जो आपकी प्रिंट सेवाओं का अनुकूलन करता है, आपको अपनी आईटी लागतों को नियंत्रित करने और आईटी टीम उत्पादकता में सुधार लाने में मदद कर सकता है।

पर्यावरणीय लाभ

मुद्रण से हमारे पर्यावरण पर भी महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है। औसत कार्यालय कार्यकर्ता प्रत्येक वर्ष कागज के 10,000 पृष्ठों की खपत करता है। चूंकि कागज के एक मामले का निर्माण करने के लिए एक पेड़ का 60 प्रतिशत हिस्सा लगता है, प्रत्येक कार्यालय कर्मचारी प्रति वर्ष लगभग 1.2 पेड़ खाता है। कागज बनाने में उपयोग की जाने वाली औद्योगिक प्रक्रियाओं द्वारा उत्सर्जित ग्रीनहाउस गेस को अपने संगठन में कर्मचारियों की संख्या से गुणा करके, आप जल्दी से पर्यावरण पर पड़ने वाले संभावित प्रभाव को देखना शुरू कर सकते हैं।

Unsplash पर जोहान सीमेंस द्वारा

प्रिंटर और कॉपियर भी बड़ी मात्रा में बिजली की खपत करते हैं। प्रिंटर हमेशा चालू रहते हैं, जिसका अर्थ है कि वे टोनर को कागज में फ्यूज करने के लिए प्रिंट प्रक्रिया के दौरान लगातार बिजली का उपयोग करते हैं और गर्मी का उपयोग करते हैं। इसलिए, प्रिंटर एक विशिष्ट कार्यालय के बिजली के सबसे बड़े उपभोक्ताओं का प्रतिनिधित्व करते हैं।

अपने प्रिंटर बेड़े का सही प्रबंधन करना भी आपके संगठन के कार्बन पदचिह्न को कम करने के लिए पहल के कार्यान्वयन को सक्षम बनाता है। कागज के उपयोग को कम करने से न केवल आपकी कंपनी द्वारा उपभोग किए गए पेड़ों की संख्या कम हो जाती है, बल्कि यह प्रिंटर पेपर की बढ़ती लागत को ऑफसेट करने में भी मदद करता है। शुरू करने के लिए स्पष्ट जगह कागज के उपयोग को कम करने के साथ है। कागज की खपत को कम करने के लिए डुप्लेक्स (दो तरफा छपाई) को अपनाएं। इसी तरह, कुछ संगठन महंगे पूर्व मुद्रित रूपों की आवश्यकता को समाप्त करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप प्रौद्योगिकी को अपनाते हैं। आप अपने बिजली की खपत को कम करके यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि बिजली की बचत के उपायों को धीमे उपयोग के समय में अपने प्रिंटिंग सिस्टम को स्टैंडबाय मोड में रखा जाए।

प्रिंटर की आपूर्ति भी उनके पर्यावरणीय प्रभाव के साथ आती है। औसत प्रिंटर कारतूस के उत्पादन के लिए तेल के 3 चौथाई लगते हैं। यदि एक प्रिंटर कारतूस को पुनर्नवीनीकरण नहीं किया जाता है, तो उस कारतूस को लैंडफिल में विघटित होने में 1,000 साल से अधिक का समय लगता है। इसलिए, अधिक संगठन अपने प्रिंट से संबंधित कचरे को कम करने के लिए करते हैं; उनके कार्बन पदचिह्न कम होंगे।

ऑपरेटिंग खर्चों का प्रबंधन

आप वह प्रबंधन नहीं कर सकते जो आप नहीं माप सकते। एक प्रबंधित प्रिंट सेवाओं की रणनीति आपके वर्तमान परिचालन स्थिति के व्यापक मूल्यांकन के साथ शुरू होती है। लक्ष्य अपने कार्यालय मुद्रण की कुल लागत का स्वामित्व (TCO) का आकलन करना और प्रिंट से संबंधित मदों के लिए अपने परिचालन खर्च को कम करने के अवसरों की पहचान करना है।

जोनाथन ब्रिंकहॉर्स्ट द्वारा अनस्प्लैश पर फोटो

एक एमपीएस मूल्यांकन सुधार के लिए अवसरों को उजागर करने के लिए सुधार को मापने के लिए आधार रेखा और आपकी वर्तमान स्थिति का एक स्नैपशॉट दोनों प्रदान करता है। आपकी वर्तमान स्थिति को समझना बढ़ती लागतों को सम्‍मिलित करने के लिए आधार रेखा प्रदान करता है।

कार्यक्रम की चल रही प्रभावशीलता का आकलन करने के लिए आपकी प्रबंधित प्रिंट सेवा रणनीति की तुलना इस बेंचमार्क से की जा सकती है। बेड़े के अनुकूलन में निरर्थक उपकरणों को समेकित करना शामिल हो सकता है, जो आपके बिजली के उपयोग और लागत को कम कर सकता है।

एमपीएस के चार प्रमुख ड्राइवर

एक प्रभावी एमपीएस रणनीति प्रिंट दृश्यता में वृद्धि की दृश्यता और नियंत्रण को बढ़ाती है, पर्याप्त पर्यावरणीय लाभों को महसूस करते हुए बेहतर उपकरण उपलब्धता और महत्वपूर्ण लागत में कटौती सुनिश्चित करती है।

1. कम और अधिक अनुमानित प्रिंट लागत: एक प्रभावी एमपीएस आपके प्रिंटर बेड़े को युक्तिसंगत बनाने, कर्मचारी / प्रिंटर अनुपात बढ़ाने और अधिक कुशल उपकरणों का उपयोग करके बचत का एहसास करेगा। लीज-आधारित समझौते नए हार्डवेयर खरीदने के लिए पूंजीगत व्यय की आवश्यकता को दूर करते हैं और एक पूंजी व्यय मॉडल को बदल सकते हैं, जहां मासिक / त्रैमासिक फीस हार्डवेयर, सेवा और आपूर्ति को कवर करती है, पारदर्शी और अत्यधिक अनुमानित लागत प्रदान करती है।

2. बेहतर उत्पादकता: आपके अनुसार, एमपीएस प्रोएक्टिव सपोर्ट और नियमित रखरखाव प्रदान करता है, कर्मचारियों को बढ़े हुए समय से कम लाभ मिलता है, जबकि आईटी हेल्प डेस्क का बोझ काफी कम हो जाता है, जिससे आईटी कर्मचारियों को अपनी महत्वपूर्ण दक्षताओं पर ध्यान केंद्रित करना पड़ता है।

3. बढ़ी हुई सुरक्षा और अनुपालन: एक एमपीएस दस्तावेज़ सुरक्षा जोखिमों की पहचान कर सकता है और समाधान की सिफारिश कर सकता है, जैसे कि printing पुल प्रिंटिंग ’, सुरक्षा बढ़ाने के साथ-साथ गोपनीयता और प्रिंट उपयोग पर एंड-टू-एंड ऑडिट ट्रेल्स प्रदान करना।

4. कम पर्यावरणीय प्रभाव: डिवाइस की खपत के माध्यम से ऊर्जा की खपत कम हो जाती है, जबकि पेपर उपयोग को स्मार्ट प्रिंटिंग प्रथाओं जैसे डुप्लेक्स, बुकलेट और सुरक्षित मुद्रण के माध्यम से कम किया जा सकता है। Ex लॉस्ट ’आउटपुट के माध्यम से अतिरिक्त कागज और स्याही / टोनर का उपयोग जो केवल प्रिंटर ट्रे में छोड़ा जाता है या गलत व्यक्ति द्वारा उठाया जाता है, उसे भी पुल प्रिंटिंग की गोद के माध्यम से कम से कम किया जाता है। एमपीएस प्रोग्राम पर्यावरण के अनुकूल प्रावधान और उपयोग किए गए उपभोग्य सामग्रियों के निपटान की पेशकश भी करते हैं।

निष्कर्ष

आज के जटिल और उच्च प्रतिस्पर्धी ऑपरेटिंग वातावरण में, उत्पादकता बढ़ाने के दौरान लागतों की दोहरी अनिवार्यता प्रदान करना अक्सर कुछ पार्श्व सोच के लिए कहता है। सौभाग्य से, इन लाभों में दोहन के लिए एक एवेन्यू एक समझदार अनुकूलित प्रिंट सेवाओं की रणनीति को लागू करने में निहित है। कुछ अन्य पहलें आपके कार्बन फुटप्रिंट को कम करने के साथ-साथ व्यय प्रबंधन, उत्पादकता में वृद्धि, आईटी संसाधनों को मुक्त कर सकती हैं।

अनुलेख अगर आपको यह पसंद आया, तो मुझे शुभकामनाएँ देने के लिए कम से कम एक दर्जन ताली बजाएँ;)

यदि आप प्रबंधित प्रिंट सेवाओं (एमपीएस) के बारे में अधिक जानना चाहते हैं और यह आपके संगठन को कैसे लाभ पहुंचा सकता है, तो नीचे दिए गए किसी भी तरीके पर मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें:

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