ये 10 हिडन जीमेल प्रोडक्टिविटी हैक्स आपको गुज़रेबम्प्स देंगे

कई लोगों के लिए, जीमेल उनकी पसंदीदा ईमेल सेवा है। लेकिन, यहां तक ​​कि जब आप अपने पसंदीदा प्रदाता का उपयोग करने के लिए मिलता है, तो यह जरूरी नहीं है कि ईमेल का प्रबंधन करना जरूरी है।

इनबॉक्स के माध्यम से छंटनी, संदेशों का जवाब देना, और नए संचार बनाना थकाऊ हो सकता है, खासकर यदि आप एक दिन में सैकड़ों ईमेल से निपटते हैं।

यदि आप संदेशों के ढेर को देखते हुए अपनी आँखें झपकते हैं, तो आप अकेले नहीं हैं।

सौभाग्य से, जंगल के किनारे पर एक राजसी गेंडा छुपाने की तरह, जीमेल रहस्य हैं जो पूरी तरह से इस दुनिया को बदल सकते हैं।

यदि आप चीजों को अगले स्तर पर ले जाने के लिए तैयार हैं, तो यहां 10 छिपे हुए जीमेल उत्पादकता हैक हैं जो आपको रॉक स्टार की तरह महसूस करेंगे।

1. भेजें भेजें

कुछ बिंदु पर, हर कोई एक ईमेल भेजता है जो वे चाहते हैं कि वे नहीं थे। हो सकता है कि आपने संदेश के बीच में गलती से भेज दिया, कहानी का हिस्सा अनकहा छोड़ दिया। या संभवतः (यहां कोई निर्णय नहीं) आपने कुछ ऐसा लिखा है जो थोड़ा सा मुंह से था, और आप प्राप्तकर्ता को देखने से पहले इसे वापस लेना चाहते हैं।

सौभाग्य से, जीमेल आपकी पीठ है। एक अनडू सेंड ऑप्शन है जो एक संदेश को दूसरे व्यक्ति के इनबॉक्स से टकराने से रोक सकता है, यदि आप निर्दिष्ट समय विंडो के भीतर कार्रवाई करते हैं।

आपको इसका उपयोग करने से पहले सुविधा को चालू करना होगा, इसलिए आप जो कर रहे हैं उसे रोकें और उस पर कूदें।

सुविधा के बारे में अधिक जानने के लिए, इसे देखें: पूर्ववत करें

2. कस्टम शॉर्टकट

हर कोई एक महान शॉर्टकट प्यार करता है! वे उत्कृष्ट समय बचाने वाले हो सकते हैं, जिससे आपको कम समय में अधिक काम करने में मदद मिलती है।

लेकिन, कभी-कभी, आपकी पसंद के आवेदन में आपके पसंदीदा कार्यों के लिए प्रीसेट शॉर्टकट और जीमेल का कोई अपवाद नहीं होता है। लेकिन, सेवा के पीछे के दिमाग में आपकी जरूरतों को ध्यान में रखा जाता है, क्योंकि उन्होंने आपके लिए जीमेल के अंदर कस्टम शॉर्टकट बनाने का एक तरीका जोड़ा है। अब, अधिक कुशलता से काम करने की शक्ति आपके हाथ में है।

आरंभ करने के लिए बस सेटिंग> लैब्स> कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट पर जाएं।

3. एलियास-आधारित फ़िल्टरिंग

कुछ लोगों को आश्चर्य होता है जब उन्हें पता चलता है कि आपका जीमेल पता वास्तव में कई ईमेल के रूप में कार्य कर सकता है, सभी एक ही इनबॉक्स के लिए निर्देशित हैं।

जीमेल आपको उपनाम बनाने की अनुमति देता है जो आपके संदेशों को आते ही छाँटने में आपकी मदद कर सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आपका नाम जॉन डो था, और आपका प्राथमिक ईमेल पता johndoe@gmail.com है, तो आप विशिष्ट फ़ोल्डर में सीधे संदेश भेजने में मदद करने के लिए प्लस साइन और कीवर्ड का उपयोग करके उपनाम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, johndoe+work@gmail.com एक ऐसा उपनाम हो सकता है जो एक अलग फ़ोल्डर में रीडायरेक्ट करता है, आपके काम से संबंधित संदेशों को बाकी हिस्सों से अलग करता है।

अन्य आसान उपनाम फ़िल्टर का उपयोग करके अपने स्वयं के फ़ोल्डर में क्रमशः समाचार पत्र और खरीदारी गतिविधियों को अलग करने के लिए "+ समाचार पत्र" या "+ दुकान" का उपयोग कर सकते हैं।

आप यहां और अधिक सीख सकते हैं: उपनाम और फ़िल्टरिंग

4. डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं

यदि आप स्वयं को कुछ उत्तरों या वाक्यांशों को बार-बार टाइप करते हुए पाते हैं, तो आपको जीमेल की डिब्बाबंद प्रतिक्रिया सुविधा से लाभ होगा।

इससे आप सहेजी गई प्रतिक्रियाएँ बना सकते हैं जिन्हें आप बाद में उपयोग कर सकते हैं, आपको पाठ को फिर से लिखना होगा।

देखें कि यह यहाँ कैसे किया जाता है: डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ

5. कार्य करने के लिए ईमेल से कनेक्ट करें

कभी-कभी, ईमेल को क्रियाओं की आवश्यकता होती है। जब ऐसा होता है, तो संदेश को टू-डू सूची से जोड़ने का सुविधाजनक तरीका होता है।

Gmail आपको केवल Google टास्क गतिविधि के साथ एक ईमेल जोड़कर, एक सुविधाजनक सूची बनाता है जो आपकी स्क्रीन के नीचे बैठता है।

कार्यों के बारे में अधिक जानें और अपनी टू-डू सूची में संदेशों को यहां से कैसे जोड़ा जाए: Google कार्य

6. अपना ईमेल समेकित करें

अधिकांश लोग केवल एक ईमेल खाते के साथ ही नहीं चल रहे हैं। आम तौर पर, आपके पास कम से कम दो, एक व्यक्तिगत और एक पेशेवर होगा, हालांकि कुछ लोगों के पास कई और अधिक हैं।

Gmail आपको अपने सभी ईमेल को एक ही विंडो में पुनर्निर्देशित करने का एक तरीका देता है, जिससे आप एक जगह से सब कुछ पर नज़र रख सकते हैं। साथ ही, आप अपने किसी भी ईमेल पते का उपयोग करके जवाब दे सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके संचार हमेशा एक साथ रहते हुए भी अलग-अलग रहें।

यहां खातों को जोड़ने का तरीका जानें: एक और ईमेल जोड़ें

7. एक प्रतिनिधि सेट करें

कुछ व्यावसायिक संचारों के लिए, ईमेल से जुड़ा सही नाम होने से फर्क पड़ता है। लेकिन, इसका मतलब यह नहीं है कि आप चाहते हैं (या है) पूरी तरह से अपने आप को काम का बोझ संभालने के लिए।

जीमेल ने इस बिंदु को समझा और कर्मचारियों की तरह, दूसरों को अपने ईमेल तक पहुंच प्रदान करने के लिए एक तंत्र बनाया, ताकि वे आपके नाम के संदेशों को संभाल सकें। और, सबसे अच्छा, उन्हें ऐसा करने के लिए आपके पासवर्ड की आवश्यकता नहीं है।

देखें कि आप यहां प्रतिनिधियों को कैसे जोड़ सकते हैं (और हटा सकते हैं): मेल डेलिगेशन

8. ट्रैक नई संदेश गणना ग्रेटर आसानी के साथ

अधिकांश लोग नए संदेशों के संकेतों के लिए ब्राउज़र टैब को देखकर इनबॉक्स पर नज़र रखते हैं। हालाँकि, यदि आपके पास बहुत सारे टैब खुले हैं, तो वह बहुमूल्य जानकारी दूर हो जाती है।

सौभाग्य से, टैब पर उस अधिसूचना के स्थान को बदलने का एक तरीका है, जिससे यह दर्जन या अधिक टैब खुले होने के साथ भी दिखाई दे सकता है।

यहां इस सुविधा को सक्षम करने का तरीका जानें: अनरीड मैसेज आइकन

9. प्रारूपण को खोदें

जब आप सामग्री को Gmail में कॉपी और पेस्ट करते हैं, तो प्रारूपण आम तौर पर इसके साथ आता है। कुछ मामलों में, यह ठीक है। लेकिन, दूसरों में, यह एक बदसूरत गड़बड़ पैदा करता है (जो कि आप व्यावसायिक संचार के लिए नहीं चाहते हैं)।

इस समस्या से बचने में मदद करने के लिए, जीमेल में फॉर्मेटिंग बार पर एक बटन होता है जो स्वचालित रूप से सब कुछ सादे पाठ में बदल देता है। यह सबसे दाईं ओर स्थित है और इसके निचले हिस्से के बगल में नीचे की तरफ x के साथ एक रेखांकित अपरकेस टी जैसा दिखता है।

10. संपर्क समूह बनाएं

यदि आप नियमित रूप से एक ही समूह के लोगों को संदेश भेजते हैं, तो एक संपर्क समूह बनाना एक समय में उनके पते जोड़ने से कहीं अधिक कुशल हो सकता है।

इस प्रक्रिया के दौरान, आप समूह को एक नाम निर्दिष्ट करेंगे और जब आप इसे "टू" फ़ील्ड में लिखते हैं, तो जीमेल समूह में सभी को संदेश भेजता है।

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लेखक के बारे में

लैरी किम मोबाइल मंकी के सीईओ और वर्डस्ट्रीम के संस्थापक हैं। आप ट्विटर, फेसबुक, लिंक्डइन और इंस्टाग्राम पर उससे जुड़ सकते हैं।

मूल रूप से Inc.com पर पोस्ट किया गया