क्या आपको उस खराब बैठक से बाहर चलना चाहिए, भले ही वह असभ्य हो?

मूल रूप से JOTFORM.COM पर प्रकाशित

शुक्रवार को शाम के 4 बजे थे।

हमारे उत्पाद दल एक मजेदार हैक सप्ताह के परिणाम पेश कर रहे थे। एक समूह ने एक क्यूआर कोड साझा किया, इसलिए हमने उनका मल्टीप्लेयर क्विज़ ऐप इंस्टॉल किया और प्रतिस्पर्धा करना शुरू कर दिया।

पहले क्विज़ में बुलाया गया था, "आप कितनी अच्छी तरह जानते हैं कि JotForm?"

यह देखते हुए कि मैंने 12 साल पहले कंपनी की स्थापना की है, आपको लगता है कि मुझे अनुचित लाभ होगा।

मैंने 18 वा स्थान दिया।

मैं हमारे शुभंकर, पोडो के बारे में एक सवाल पर अटक गया। मैं अपने कर्मचारियों से भी धीमा था।

बावजूद, दोपहर बहुत मज़ेदार थी। हम हँसे और बात की और मुझे गर्व महसूस हुआ कि टीमों ने क्या बनाया। यह एक उत्पादक पार्टी की तरह था।

तकनीकी रूप से, यह एक डेमो डे था, जो हमारी कुछ निर्धारित बैठकों में से एक है। हर शुक्रवार, हमारी टीमें दिखाती हैं कि उन्होंने पूरे सप्ताह क्या सीखा या बनाया है।

डेमो दिनों की स्थिति बैठकें नहीं होती हैं; हम मूर्त परिणाम साझा करते हैं, अपडेट अपडेट नहीं करते। और हम इसे छोटा रखते हैं। एक घंटा, अधिकतम। अपना काम या एक त्वरित वीडियो क्लिप दिखाएं और आगे बढ़ने दें।

मैं इस कहानी को साझा करता हूं, क्योंकि मेरा मानना ​​है कि सभी बैठकें समान नहीं बनाई गई हैं। जरूरी नहीं कि वे आपकी कंपनी के लिए एक "दस्तखत" हों।

बैठकें एक संस्थापक या उद्यमी के रूप में जीवन का हिस्सा हैं, लेकिन वे एक गर्म बहस वाला विषय भी बन जाते हैं - विशेष रूप से तकनीकी उद्योग में।

अपने टेस्ला कर्मचारियों के लिए एक लीक ईमेल में, एलोन मस्क कहते हैं कि बड़ी बैठकें "बड़ी कंपनियों का झमेला है और [वे] लगभग हमेशा समय के साथ खराब हो जाती हैं।"

मस्क ने अपने कर्मचारियों को "मीटिंग से बाहर चलने या कॉल छोड़ने की बात भी कही है क्योंकि यह स्पष्ट है कि आप मूल्य नहीं जोड़ रहे हैं। यह छोड़ने के लिए अशिष्ट नहीं है, किसी को रहने और अपना समय बर्बाद करने के लिए यह अशिष्ट है। ”

यह एक बहुत स्पष्ट निर्देश है।

तो, क्या उपाय है?

इससे पहले कि JotForm में 100 से अधिक कर्मचारी और 3.5 मिलियन उपयोगकर्ता थे, मैंने बैठकों के बारे में ज्यादा नहीं सोचा। यह सिर्फ मुझे पहले था, और व्यवसाय धीरे-धीरे बढ़ता गया।

हमने कभी भी कोई बाहर का फंड नहीं लिया है, इसलिए मुझे कुलपतियों या निवेशकों को रिपोर्ट नहीं करना है।

अब जबकि हमारे दो महाद्वीपों पर तीन कार्यालय हैं, तो मैं रणनीतिक रूप से बैठकों का रुख करता हूं।

मैं अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहता - और मैं वास्तव में अपने कर्मचारियों को व्यर्थ स्थिति अपडेट में बंद नहीं करना चाहता। वे इस व्यवसाय के पीछे दिमाग और इंजन हैं।

मैं उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए और प्रक्रिया का आनंद लेने के लिए सशक्त बनाना चाहता हूं।

अंततः, प्रत्येक उद्यमी को अपनी सीमाएं निर्धारित करने और एक बैठक की रणनीति बनाने की आवश्यकता होती है जो उनके संगठन के अनुकूल हो। यहाँ हमारे लिए क्या काम करता है

1. व्यक्तिगत टीम कार्यालय

हमारी कंपनी में 4-6 लोगों की छोटी-छोटी क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें हैं। प्रत्येक समूह में एक डिजाइनर, डेवलपर, यूएक्स विशेषज्ञ और किसी भी अन्य भूमिका को शामिल किया जाता है, जिसमें उन्हें नए उत्पाद बनाने की आवश्यकता होती है, शुरू से अंत तक।

प्रत्येक टीम का अपना कार्यालय भी होता है, जिसमें एक दरवाजा होता है।

एक ही स्थान पर काम करने से, टीमों को औपचारिक बैठकों की योजना नहीं बनानी चाहिए। वे दिन भर विचार और प्रतिक्रिया साझा कर सकते हैं।

यह निरंतर स्व-प्रबंधन है - और यह न केवल इस मॉडल को महान काम करने के लिए प्रेरित करता है, यह उस खूंखार कैलेंडर टेट्रिस को भी रोकता है, जहां आपका शेड्यूल रंग-रूप से अनुत्पादक पहेली बन जाता है।

जाहिर है, लोगों को शांत काम के समय की भी जरूरत है। हमारी टीमों ने रुकावटों और विरामों के आसपास अपने नियम निर्धारित किए हैं - लेकिन यहाँ कुंजी यह है कि वे निर्णय लेते हैं।

मुझे पता है कि यह संरचना सभी के लिए काम नहीं कर सकती है, लेकिन यह विचार करने के लायक है कि उन लंबी बैठकों में क्या कमी हो सकती है।

हो सकता है कि आपकी टीम त्वरित अनुरोध के लिए स्लैक या मैसेंजर का उपयोग करती है। या जब आप अनौपचारिक प्रश्नों और कनेक्शनों के लिए उपलब्ध हों तो आप साप्ताहिक "कार्यालय समय" अवधि बना सकते हैं। प्रयोग करें और देखें कि क्या काम करता है।

2. कोई स्थिति बैठकें नहीं

"स्टेटस मीटिंग्स की तुलना में पैसे, समय या ध्यान की बड़ी बर्बादी के साथ आना मुश्किल है।" - जेसन फ्राइड

मैंने अपने गर्मियों के कार्यालयों में अपना ग्रीष्मकाल बिताया जो एजियन समुद्र के अविश्वसनीय नीले / हरे पानी से हैं। हमारी सैन फ्रांसिस्को टीम के साथ हाल ही की स्थिति की बैठक के बाद, मैंने गर्मियों के लिए इन अपडेट को रद्द करने का फैसला किया।

मुझे पता है कि मैं अपने परिवार के साथ उन शामों को ऑस्मे बीच पर बिताना चाहता हूं, बजाय इसके कि वह ऑफिस में देर तक रहे। हम इसके बजाय तदर्थ बैठकों का समय निर्धारित करेंगे। और मुझे पता है कि मैं इस बदलाव में अकेला नहीं हूं।

Pinterest इंजीनियरिंग मैनेजर ब्रायन डोनोह्यू ने हाल ही में तीन-दिन का वर्णन किया, नो-मीटिंग शेड्यूल, कंपनी उत्पाद इंजीनियरिंग टीमों के साथ परीक्षण कर रही है:

"यह एक बड़ा रहस्योद्घाटन नहीं है कि सॉफ्टवेयर विकास को ध्यान केंद्रित करने के लिए निर्बाध समय के लंबे खंडों की आवश्यकता होती है।
जैसा कि Pinterest बड़ा हो गया है, हमने देखा है कि बैठकों की संख्या में भी वृद्धि हुई है।
इतनी सारी बैठकें करने से एक इंजीनियर का पूरा दिन खराब हो सकता है, जिससे सॉफ्टवेयर बनाने के लिए निर्बाध समय के खिंचाव को दूर किया जा सकता है। ”

डोनोह्यू का कहना है कि इस "छोटे बदलाव" का पहले ही बड़ा असर हो चुका है। 91% से अधिक डेवलपर्स का कहना है कि स्विच ने उन्हें अधिक उत्पादक बना दिया है और 80% कहते हैं कि नो-मीटिंग शेड्यूल का सम्मान किया जाता है।

Pinterest अभी भी प्रयोग कर रहा है, लेकिन यह देखना आकर्षक है कि कैसे एक और कंपनी प्रभावी टीम संचार के साथ निर्बाध कार्य समय को संतुलित करने की कोशिश कर रही है।

3. बैठकें चलना

यह देखते हुए कि सामान्य अमेरिकी दिन में औसतन 9.3 घंटे बैठता है, वॉकिंग मीटिंग्स आपके स्वास्थ्य और रचनात्मकता को बढ़ावा दे सकती हैं, पदानुक्रम को कम कर सकती हैं, संचार में सुधार कर सकती हैं, और लोगों को अन्य सूचित लाभों में खुश कर सकती हैं।

स्टीव जॉब्स, ट्विटर के जैक डोरसी और मार्क जुकरबर्ग को भी बाहर ले जाने के लिए जाना जाता है, जब वे 1-2 अन्य लोगों से मिलते हैं।

मैं भी इस बैठक शैली का प्रशंसक हूं। मैं हमेशा दोपहर के भोजन और नए कर्मचारियों के साथ टहलने की कोशिश करता हूं, उदाहरण के लिए। हम एक दूसरे को आराम से जानते हैं, और (उम्मीद है), वे मुझे "बॉस" से भी ज्यादा देखने लगते हैं।

वॉकिंग मीटिंग पर 7 लोगों को लाने की कोशिश न करें। लेकिन अगर आपके पास कार्यालय से बचने के लिए समय, क्षमता और उपयुक्त मौसम है, तो इसे आज़माएं।

4. ईमेल प्रतिक्रिया

हाल ही में एक फास्ट कंपनी के लेख में इंटरैक्शन डिजाइनर डॉन नॉर्मन का कहना है, जो कहता है कि "कार्यालय मेमो कैंसरग्रस्त हो गया, घर और रोजमर्रा की जिंदगी में विस्तारित हो गया।"

मैं समझ गया। ज्यादातर लोग ईमेल से नफरत करते हैं। सबसे बुरी तरह से, इनबॉक्स एक Sisyphean to-do सूची या एक विस्तारित पट्टे की तरह महसूस कर सकता है।

लेकिन अगर मैं ईमेल और मीटिंग के बीच नहीं जाऊंगा, तो मैं इलेक्ट्रॉनिक जाऊंगा - और यह इसलिए नहीं है क्योंकि मैं अपनी टीमों से बात नहीं करना चाहता। इसके बजाय, मैं उन्हें विचारशील, प्रतिक्रिया पर विचार कर सकता हूं, और मैं इसे अपने समय पर करता हूं।

"व्यवधान" (जो वास्तव में मेरा काम है) उस दिन के अंत में आता है जब मैं बैठ जाता हूं और उस सभी महत्वपूर्ण इनबॉक्स शून्य का पीछा करता हूं।

5. विशिष्ट लक्ष्य

उत्पादक बैठकों का एक स्पष्ट लक्ष्य होता है और नई, उपयोगी (और प्रयोग करने योग्य) जानकारी पेश करना।

दो साप्ताहिक बैठकें होती हैं जिनका मैं इंतजार करता हूं: एक हमारी डेटा टीम के साथ और एक हमारी उपयोगकर्ता अनुसंधान टीम के साथ। डेटा टीम डेटा विश्लेषण, रूपांतरण दर, परीक्षा परिणाम और अन्य सहायक आँकड़े साझा करती है। उपयोगकर्ता शोधकर्ता मुझे बताते हैं कि उन्होंने जो उपयोगकर्ता साक्षात्कार और उपयोगिता परीक्षण पूरे किए हैं, उनसे क्या सीखा है।

यदि मीट्रिक पर कोई असामान्य व्यवहार है, तो हम इसके बारे में बात करते हैं और समाधान उत्पन्न करने का प्रयास करते हैं। मैं हमेशा बहुत कुछ सीखता हूं - और वे जो विवरण साझा करते हैं, वे सीधे मेरे काम को प्रभावित करते हैं।

बैठक-विरोधी बैकलैश संस्थापकों को यह महसूस करवा सकता है कि हर सम्मेलन कॉल या ब्रीफिंग समय की बर्बादी है। मुझे नहीं लगता कि यह सच है।

एक बैठक जो जल्दी और कुशलता से अपने लक्ष्य को पूरा करती है, जबकि प्रतिभागियों को प्रभावी ढंग से संरेखित करना आपके कार्यक्रम में स्थान के लायक है।

बिजनेस एक टीम स्पोर्ट है। अलगाव में कुछ भी महान हासिल नहीं होता है। हम सभी को योजनाओं और विचारों पर बात करने की आवश्यकता है, लेकिन अधिक रणनीतिक दृष्टिकोण प्राप्त करना सभी के लिए मूल्यवान है।

6. "नहीं" की शक्ति

लेखक केविन एश्टन कहते हैं, "शब्द 'नहीं' में विचारों, अंतर्दृष्टि और प्रतिभा की तुलना में अधिक रचनात्मक शक्ति है," लेकिन अधिकांश लोगों ने इसका उपयोग करना नहीं सिखाया:

"हमें सिखाया जाता है कि" नहीं "नहीं कहना चाहिए।" नहीं "असभ्य है।" "नहीं" एक खंडन है, एक खंडन, मौखिक हिंसा का एक मामूली कार्य है। "नहीं" कैंडी के साथ ड्रग्स और अजनबियों के लिए है। "

स्पष्ट रूप से, "नहीं" कहने की क्षमता एक विशेषाधिकार और शक्ति का एक रूप है। हर कर्मचारी उस शक्ति को सभी स्थितियों में फ्लेक्स नहीं कर सकता है। लेकिन, जब आप कर सकते हैं - और विशेष रूप से यदि आप नियम बना रहे हैं - तो बिना किसी मीटिंग के ना कह दें।

आखिरकार, बैठकें चार अक्षरों वाला शब्द नहीं होनी चाहिए। विचारों को साझा करने और अपने सहकर्मियों को अपडेट करने का कार्य कुछ ऐसा नहीं होना चाहिए जिससे हम डरते हैं। यह संगठन को ईंधन देना चाहिए, इसकी गति को कम नहीं करना चाहिए।

इसलिए, शायद हम सभी मीटिंग्स से बाहर नहीं निकल सकते हैं या लंबी-घुमावदार कॉल पर लटका नहीं सकते हैं, लेकिन हम अधिक रणनीतिक हो सकते हैं। एक-दूसरे के समय का अधिक सम्मान।

हर किसी के लाभ के लिए, हम कैसे काम करते हैं और कैसे संवाद करते हैं, इसे बदलने की कोशिश करते हैं।