आवर्ती बैठकों के समाप्त होने का समय है

हम अब भी एक-दूसरे के साथ ऐसा क्यों कर रहे हैं?

जब से मुझे एक आवर्ती बैठक में आमंत्रित किया गया है, यह वास्तव में बहुत लंबा समय है। लेकिन मैंने पिछले हफ्ते उनके बारे में कुछ कहा, और इसने पूर्व-बेसकैंप यादों को वापस ला दिया।

इसने मुझे याद दिलाया कि हर कोई इतना भाग्यशाली नहीं है - कई लोगों को अभी भी उन आत्मा-चूसने, मस्तिष्क-जल निकासी, व्यर्थ आवर्ती बैठकों में भाग लेना है। आप लोग जानते हैं - वे आमतौर पर "स्टैंड-अप", "स्थिति" और "चेक इन" जैसी व्यंजना के तहत दायर किए जाते हैं और दैनिक या साप्ताहिक आधार पर होते हैं।

वे भयानक हैं। आइए चर्चा करें कि क्यों और क्या हम एक दूसरे से छुटकारा पाने में मदद कर सकते हैं।

वे लोगों को तब भी मिलने के लिए मजबूर करते हैं जब चर्चा के लिए कुछ नहीं होता है

कभी केवल एक खाली बैठक में चले गए, ताकि खाली भावों का एक गुच्छा मिल सके और हर कोई बस एक दूसरे को देख सके? आवर्ती बैठक में आपका स्वागत है।

किसी कारण से डिफ़ॉल्ट कॉर्पोरेट मानसिकता यह है कि चर्चा करने के लिए हमेशा कुछ होगा, इसलिए नियमित रूप से निर्धारित बैठक करना अच्छा है क्योंकि यह "लोगों को पकड़ने का मौका देता है।"

लेकिन अगर आप वास्तव में इसके बारे में सोचते हैं, तो क्या हमेशा चर्चा के लिए कुछ है? अभी कुछ दिन या हफ़्ते नहीं हुए हैं जहाँ चीज़ें सुचारू रूप से चली हैं या लोग बस अपना काम कर रहे हैं और वहाँ कुछ भी नहीं है जिसके बारे में बात नहीं करनी है?

वास्तव में इन आवर्ती बैठकों की कितनी बार आवश्यकता होती है? समय का 10%? 50%? मेरे पास कोई विचार नहीं है, मैं भविष्य में नहीं देख सकता - तो आयोजकों को क्यों लगता है कि वे मिल सकते हैं?

आयोजकों का एक आम मुंहतोड़ जवाब है कि आपको आस-पास की बैठकें करते रहना चाहिए क्योंकि "आप उन्हें हमेशा रद्द कर सकते हैं"। और यकीन है, एक आदर्श दुनिया में, जो थोड़ी मदद करता है - यह मुझे मेरे कुछ दिन वापस देता है। लेकिन यह भी माना जाता है कि प्रत्येक मीटिंग आयोजक उनकी बैठकों के प्रबंधन में सुपर सतर्क है। और चलो ईमानदार हो, वे नहीं हैं

इसके अलावा, एक आवर्ती बैठक की एक आवृत्ति को रद्द करने से उन सभी अन्य समस्याओं को ठीक नहीं किया जा सकता है जो वे समग्र रूप से उत्पन्न करते हैं। पढ़ते रहिये।

वे मीटिंग और ओवरवर्क का दुष्चक्र बनाते हैं

यहाँ आयोजक क्या करते हैं: वे सभी के कैलेंडर को देखते हैं और सभी के लिए सबसे अच्छा समय खोजने की कोशिश करते हैं।

लेकिन क्योंकि बहुत सारी आवर्ती बैठकें होती हैं, इसलिए समय के ब्लॉक कठिन हैं। इसलिए आयोजक असुविधाजनक समय पर नई बैठकों का समय निर्धारण करना शुरू करते हैं क्योंकि वे ही उपलब्ध होते हैं: सुबह जल्दी, शाम को देर से, दोपहर के भोजन पर। हर समय आपको आराम करना चाहिए, काम नहीं करना चाहिए।

यदि अधिकांश आवर्ती बैठकें केवल पुस्तकों से दूर होती हैं और आवश्यकतानुसार निर्धारित होती हैं, तो सभी के पास अधिक उपलब्ध समय और कम बैठकें होंगी। संभावनाओं की कल्पना करो!

इससे यह भी पता चलता है कि "सिर्फ रद्द करना" एक पुनरावृत्ति को सब कुछ ठीक नहीं करता है - एक पुनरावृत्ति पहले से ही उस समय के एक ब्लॉक को खा रही है जो अन्य आयोजकों के खिलाफ शेड्यूल नहीं कर सकती है, इसलिए यह और भी बुरे समय में प्रजनन बैठकों का एक प्रभावशाली प्रभाव पड़ता है।

वे आपकी टीम के काम और वर्कफ़्लो पर चोट करते हैं

यदि आप जानते हैं कि आपकी एक घंटे में बैठक होती है, तो क्या आप अपनी सबसे गहरी, सबसे जटिल समस्या को हल करने का काम शुरू करते हैं? मैं यह अनुमान लगाने के लिए उद्यम नहीं करता कि अधिकांश लोग नहीं हैं। मैं निश्चित रूप से नहीं।

यह समझ में आता है - यदि आप जानते हैं कि आप एक घंटे में बाधित होने वाले हैं, तो वास्तव में गहरी सोच वाले काम को शुरू करें जो आपको करने की आवश्यकता है। आप शायद कुछ छोटी, आसान चीजों से निपटने की अधिक संभावना रखते हैं। यह एक सूक्ष्म प्रभाव है, लेकिन कल्पना करें कि सप्ताह में कई बार हो रहा है। बैठकों के कारण, कितना अच्छा, गहरी सोच वाला काम खो जाता है?

यदि वे पुनरावर्ती बैठकें नहीं होतीं, तो लोग कार्य के लिए पूरी तरह से अलग सेट चुन सकते हैं। उनके पास अब निर्बाध समय का विस्तार नहीं है, जो गहरी सोच और समस्या को सुलझाने के लिए महत्वपूर्ण हैं - डिजाइनरों और प्रोग्रामर को अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए हर दिन की आवश्यकता होती है।

ओह और फिर से "बस मीटिंग रद्द करना" के जादू की गोली को संबोधित करने के लिए - मीटिंग से 30 मिनट पहले रद्द करना मुझे मीटिंग का समय वापस दे देता है, लेकिन यह मेरे दिन के काम के कम से कम दो घंटे पहले ही खराब हो गया है।

वे डंपिंग ग्राउंड बन जाते हैं

आवर्ती बैठक वह सब कुछ डंपिंग ग्राउंड है जो आप अब (शायद आप किसी अन्य मीटिंग में अटक गए हैं) से निपटना नहीं चाहते हैं।

आपने ऐसा कितनी बार देखा है - आप किसी के साथ बात करना शुरू करते हैं, कॉल नहीं कर सकते हैं, और फिर वे कहते हैं कि "स्थिति बैठक में इसके बारे में बात करते हैं"?

आवर्ती बैठकें एक बैसाखी हैं - वे आपको ऐसे निर्णय लेने देती हैं जो आपको (और आसानी से) अभी करना चाहिए। याद रखें, निर्णय अस्थायी हैं!

“अगर हालात बदलते हैं, तो आपके फैसले बदल सकते हैं। निर्णय अस्थायी हैं। ”
- जेसन फ्राइड, रोवर

यह अभी तक एक और कारण है कि "बस इसे रद्द करें" कागज पर अच्छा लग सकता है, लेकिन व्यवहार में यह काम नहीं करता है। लोग निर्धारित मीटिंग समय को भरने के तरीके ढूंढते हैं।

वे महत्वपूर्ण सामान को बाहर निकाल देते हैं

आवर्ती बैठकें कई लोगों के लिए गंभीर कैलेंडर अधिभार का कारण बन सकती हैं - वे कई बार डबल या ट्रिपल बुक की जा सकती हैं। एक व्यस्त कैलेंडर को देखने और जो महत्वपूर्ण है और जो नहीं है, उसे समझने की कोशिश करने के लिए मानसिक रूप से पर्याप्त उपरी है। कभी एक महत्वपूर्ण बैठक याद आती है क्योंकि आप चीजों को अपने अत्यधिक शोर कैलेंडर पर पार कर गए हैं?

और मानवीय दृष्टिकोण से, बैठकें भी लोगों को महत्वपूर्ण व्यक्तिगत नियुक्तियों को शेड्यूल करने के बारे में दो बार सोचती हैं। हां, निश्चित रूप से अधिकांश समय आवर्ती बैठक को याद करने के लिए ठीक है। लेकिन क्या आपने कभी व्यक्तिगत नियुक्ति के समय के बारे में दो बार सोचा है क्योंकि आपके कैलेंडर पर एक बैठक है? बेशक आपके पास है, और इसलिए मेरे पास I. यह एक छोटी सी बात हो सकती है, लेकिन यहां तक ​​कि सबसे महत्वहीन बैठक किसी को यह सोच सकती है कि "मुझे वास्तव में इस पर जाना चाहिए" इसके बजाय उनके लिए कुछ अधिक महत्वपूर्ण देखभाल करना चाहिए।

"हाँ, भयानक, एक और आवर्ती बैठक!"

मैं आधा मजाक कर रहा हूं, लेकिन ईमानदारी से, क्या आपने कभी किसी को यह कहते सुना है? या यह अधिक बार "उघ, एक और बैठक" के बाद एक गहरी आह है।

या इसके बारे में कैसे याद रखें - पिछली बार जब आपकी एक बैठक रद्द हो गई थी और आपने कितना ओवरऑल किया था तो आपको जाना नहीं था?

क्या आपको कुछ नहीं बताया गया है?

ठीक है, इसलिए हमने स्थापित किया है कि मैं पुनरावर्ती बैठकों का प्रशंसक नहीं हूं। हो सकता है कि मैंने आपको आश्वस्त किया हो कि वे भयानक हैं, या हो सकता है कि मैं नहीं हूँ।

किसी भी तरह से, क्या आप शायद, एक आयोजक या सहभागी के रूप में कुछ चीजों की कोशिश करने पर विचार करेंगे? आपको परिणामों से सुखद आश्चर्य हो सकता है।

आयोजक: अपनी डिफ़ॉल्ट मानसिकता को उलटने का प्रयास करें

यदि आप एक मीटिंग आयोजक हैं, तो एक प्रोजेक्ट के लिए यह कोशिश करें - अपनी सोच को उल्टा करें और मान लें कि आपको आमतौर पर आने वाली बैठकों में से एक की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय यह देखें कि चीजें इसके बिना कैसे चलती हैं, और यदि चर्चा होने की आवश्यकता है, तो कॉल करने के लिए आवश्यक सबसे कम लोगों के साथ एक स्टैंडअलोन बैठक का शेड्यूल करें।

चीजें पहली बार में थोड़ी असहज या कठिन हो सकती हैं, लेकिन अंत में मुझे यकीन है कि सबकुछ ठीक हो जाएगा (और आपकी टीम इसके लिए बहुत खुश है)।

उपस्थित लोग: मीटिंग के आयोजक से पूछें कि क्या आप छोड़ सकते हैं

यह कठिन हो सकता है क्योंकि कई बार आयोजकों की बैठक शक्ति (प्रबंधकों, निदेशकों, आपके बॉस, आदि) की स्थिति में होती है, लेकिन यदि आप पुनरावर्ती बैठकों द्वारा मारे जा रहे लोगों में से एक हैं, तो आयोजक से पूछें कि क्या आप को छोड़ सकते हैं जब तक वहाँ कुछ विशिष्ट आप के लिए आवश्यक हैं। किसी भी उचित व्यक्ति के साथ ज्यादातर समय ठीक रहेगा।

यह अभी भी आपको एक इच्छुक प्रतिभागी और उपलब्ध बनाता है, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से आपको अपना वास्तविक काम करने के लिए मिलता है जब तक कि वे विशेष रूप से आपको भाग लेने के लिए नहीं बुलाते।

उपस्थित लोग (बोनस अंक): कभी भी कॉल-ए-आवर्ती-बैठक के आयोजक का धन्यवाद न करें

वे एक दुर्लभ नस्ल हैं, लेकिन यदि आप कभी किसी ऐसे व्यक्ति को नोटिस करते हैं जो मोल्ड से टूटता है और शायद ही कभी एक आवर्ती बैठक बुलाता है, तो उन्हें धन्यवाद दें। नहीं, सचमुच में। वे चकरा सकते हैं, लेकिन वे इस बात की सराहना करेंगे कि आपने देखा और यह मान्य है कि वे किस तरह से चीजें चलाते हैं। यह उन्हें चीजों को अपने तरीके से करते रहने का आत्मविश्वास देगा - आवर्ती बैठक मुफ्त!

तो हे, यह लगभग 2018 है और यह एक नया पत्ता बारी करने के लिए एक शानदार समय है। आप क्या कहते हैं - क्या हम किसी भी और सभी आवर्ती बैठकों को रद्द कर सकते हैं और नए साल की शुरुआत कर सकते हैं?

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क्या आपके पास एक बैठक की कहानी बहुत भयानक है? या एक समय जब आप अपने पैरों को आवर्ती बैठकों पर डालते हैं? हम आपके पॉडकास्ट, Rework के आगामी एपिसोड के लिए आपकी सबसे मजेदार, सबसे यादगार और सबसे गंभीर बैठक की कहानियों का संग्रह कर रहे हैं। (यदि आपको अपने व्यवसाय में बैठकों को कम भयानक बनाने का एक तरीका मिल गया है, तो हम इसके बारे में भी सुनना चाहते हैं!) हमें hello@rework.fm पर एक पंक्ति ड्रॉप करें या हमें (708) 628-7850 पर ध्वनि मेल छोड़ दें। हम आपके उत्तर की प्रतीक्षा में हैं!